Como organizar e processar as faturas da sua empresa para a contabilidade
A extração manual de dados de dezenas ou centenas de faturas mensais (em formato PDF ou papel) é uma das dores de cabeça mais comuns na gestão financeira de uma empresa ou de um profissional independente (trabalhador a Recibos Verdes). Contudo, a obrigatoriedade de comunicação do SAF-T (PT) e as rigorosas regras de dedutibilidade do IVA (Imposto sobre o Valor Acrescentado) exigem um controlo preciso dos montantes, das datas e dos NIFs envolvidos. Transpor esta realidade para o Excel não é apenas um capricho, é uma necessidade operacional.
A importância da reconciliação do IVA
O controlo efetivo do valor base e da taxa aplicada em cada despesa influencia diretamente as margens de lucro. Muitas faturas possuem linhas múltiplas com taxas diferentes (Exemplo: Taxa Reduzida a 6% para alimentação ou revistas vs Taxa Normal a 23% para equipamento informático e prestação de serviços). Se registar no Excel a divisão exata entre a Base Tributável, o Valor do IVA e o Total a Pagar, evitará atrasos ou divergências na reconciliação realizada mensalmente (ou trimestralmente) por intermédio do seu Contabilista Certificado (CC).
Vantagens de utilizar o OCR ou extração nativa de PDF
Ao exportar faturas do seu e-mail corporativo em modelo Batch (lote), um extrator automático (que retira elementos semânticos de um PDF nativo) consegue acelerar este processo em quase 90%. Em vez de ler cada documento para recolher o NIF, o ATCUD, a Data ou o Valor, tudo passa imediatamente de "Documento" para "Linha Horizontal no Excel". Esta lista em formato '.xlsx' ou '.csv', conhecida pelos contabilistas como pré-diário financeiro, serve de base perfeita para importar ordens de pagamento aos bancos (via ficheiros SEPA) ou submeter fechos de mês completos sem incorrer nos tradicionais erros de tipografia humana na leitura de números.
Quais faturas devem ir para o Contabilista?
- Despesas de atividade direta: Ferramentas SaaS, software, máquinas, matérias primas;
- Despesas de representação: Almoços e estadias com clientes, que possuem regras restritas de dedutibilidade (apenas uma fatia e exigem tributação autónoma no cálculo final do IRC);
- Fornecedores correntes: Água, luz, pacotes de telecomunicações fixas ou móveis.